|
De fleste konferencer og møder har for mange præsentationer og for passive deltagere. Her er ni teknikker, hvormed deltagerne kan bringes i spil og lære af hinanden.
Teknikkerne er med støtte fra Økonomi- og Erhvervsministeriet udarbejdet af 8 virksomheder hvor målet med projektet var at nytænke og tegne konturerne af een af nicherne i fremtidens mødemarked "Det Lærende Møde". Publikationen hvorfra disse 9 teknikker er hentet, er udarbejdet af Learning Lab Denmark, v. Ib Ravn og Nina Tange.
|
|
HVAD
Mødedeltagerne giver hinanden hånden og veksler et par ord.
FORMÅL
Skabe lidt røre, glæde og tryghed i rummet.
HVORNÅR
Kan bruges i enhver forsamling, hvor alle ikke kender hinanden.
BEGRUNDELSE
Før en konference starter sætter mange mennesker sig tavse ind på en stol og venter på at blive underholdt. At hilse på nogle fremmede er et første skridt til kontakt, networking og partnerskaber.
Også ved ethvert mindre møde bør deltagerne have hilst på hinanden. Det følgende er et alternativ til den mere formelle præsentationsrunde, hvor de fleste ”overdresser” for at se godt ud.
HVORDAN
Efter sin velkomst siger mødelederen:
”Vil I ikke lige bruge 5 minutter på at præsentere jer over for de 3-4 personer, der sidder nærmest? Værsgod!”
Eller hvis gruppen er på max. 20-30 personer:
”Vil I ikke lige rejse jer og hilse på de folk i kredsen her, som I ikke kender? Værsgod, I har 10 minutter.”
|
|
HVAD
En times foredrag brydes over i to eller tre dele.
FORMÅL
Lægge luft og afveksling ind.
HVORNÅR
Når man har en lidt kedelig foredragsholder eller en præsentation med 40 powerpoints.
BEGRUNDELSE
Forskning viser, at man kan ikke lytte koncentreret til et fagligt foredrag i mere end 20-40 minutter. Man har behov for at standse op og spørge ”Hvorfor er det interessant” og ”Hvad har det med mig at gøre?”.
HVORDAN
Bed på forhånd foredragsholder gøre pause en eller to gange i sit foredrag for at give lejlighed til refleksion i salen. Det er enhver foredragsholder villig til. Tag evt. tiden fra spørgsmålsrunden til sidst. Har folk reflekteret undervejs, er der nemlig ikke samme behov for at stille spørgsmål til sidst.
BEMÆRKNING
Brug afbrækket til at lade folk summe (se næste punktet ”Summe”) eller tænke i tavshed med papir (se punktet ”Tænke i tavshed med papir”). Lad ikke tilhørende stille problematiserende spørgsmål eller begynde at diskutere i plenum – før foredragsholderen er helt færdig med foredraget.
|
|
HVAD
Man taler 5-10 minutter med sin sidemand om et emne, der lige er blevet behandlet i plenum.
FORMÅL
At give folk mulighed for at fordøje et oplæg og kommentere det – til sidemanden, hvilket er trygt.
HVORNÅR
Som afbræk under præstationen eller efter dem. Også velegnet midt i længere diskussioner i større grupper, hvor ikke alle er kommet til orde. Der kræves blot en sidemand. Så det virker både med 4 og 400 mennesker.
BEGRUNDELSE
Det er afgørende for en hver form for input eller oplæg, at det sættes i relation til det, folk har gang i på deres arbejde, helt personligt. Ellers forbliver det bare en irrelevant orientering, der ikke fæstner sig.
Ved at høre en andens tolkning af det sagte dukker desuden nye tanker op. Man lærer således ikke kun af den, som præsenterer, men også af sidemanden.
Det reducerer tillige folks behov for at stille spørgsmål i plenum bagefter – for folk har fået taget trykket af.
HVORDAN
1. Mødeleder siger til deltagerne: ”Vend Jer nu mod em sidemand og fortæl hinanden på skift, hvad i tænker om de pointer, der er kommet frem i foredraget. Hvordan I hver især kan bruge det sagte. Brug 5 minutter.”
2. Når tiden er gået beder mødeleder om folks opmærksomhed og går videre i dagsordenen – eller tager nogle kommentarer fra enkelte deltagere (se ”Plukning” længere nede)
VARIATIONER
Man kan bede folk summe om noget bestemt: ”Nævn en ting, der var særlig interessant i oplægget” eller: ”Fortæl om noget i dit arbejde eller din organisation, som foredraget inspirerede dig til at se på en ny måde.” Bed senere folk summe til den anden side.
|
|
HVAD
En stående frokost, hvor folk dirigeres hen i firkanter på gulvet, hvor de skal tale med fremmede.
FORMÅL
At skabe dynamik og udveksling mellem folk
HVORNÅR
Til en konferencefrokost
BEGRUNDELSE
Efter en lang formiddag på den flade behøver folk ikke at sidde ned til en times stort ædegilde. Siddende har man kun 2-3 samtalepartnere. Der er ofte behov for noget mere dynamisk, hvor folk kan møde mange flere til personlig glæde og professionel nytte
HVORDAN
+ Servér en enkel og let buffet med meget små tallerkner og mad der kan spises stående, dvs. med gaffel uden kniv.
+ Et område i lokalet ikke for langt fra buffeten inddeles med gaffatape på gulvet i kvadrater, der hver har en side på 2-2½ meter. Der kan stå 5-8 personer – de skal stå tæt.
+ Stil et bord, gerne et højt cafebord, i hvert kvadrat, så folk har noget at stille deres glas på. Det må ikke stå i midten af kvadratet – det hæmmer cirkulationen.
+ Hvert kvadrat nummereres, f.eks. ved at hænge et A4-ark på bordet.
+ Der forberedes papirlapper. Med 80 deltagere kan der f.eks. være 10 kvadrater med 8 personer i hver. Lav derfor 8 sedler med tallet ”1” på, og 8 med tallet ”2” osv.
+Før folk sendes til frokost, introduceres den af mødeleder: ”Frokosten er i dag stående og lidt mere interaktiv end sædvanlig. I får et tilfældigt nummer udleveret, når I går ud herfra. Det er den gruppe, I skal spise i. Sørg for at møde og sludre med alle de andre i gruppen. Tallerkenerne er bevidst små; det er så I flere gange kan forlade den I taler med, tanke op ved buffeten, og finde en ny at snakke med i gruppen. Jeg håber I møder nogle spændende mennesker. Vi ses igen kl. 13:00”
|
|
HVAD
Alt andet end et foredrag
FORMÅL
Forhindre at folk falder i søvn – og i stedet sikre, at de får energi til eftermiddagens program.
HVORDAN
* Sørg for kaffe umiddelbart efter frokost, ikke først til kringlen kl. 15
* Start livligt. Få folk på banen. Tag en runde på en halv time enten med summen (se ”Summe”) eller spørgsmål som ”Hvad synes I om formiddagens oplæg?” ”Hvad er Jeres erfaringer med vores emne?”
* Kender deltagerne ikke hinanden godt i forvejen, kan man give dem en lejlighed til at mødes. Sig: ”Rejs Jer op og hils på en halv snes personer I ikke kender. I har en halv time. Jeg kommer rundt og rykker I Jer, hvis I står for længe” Mødeleder leger derefter salonmutter og hjælper folk med at komme videre til den næste.
* Lad folk arbejde i grupper på 2 eller 3. Det er så engagerende, at folk ikke bliver døsige. Er der flere i gruppen, falder involveringen og søvnbehovet presser sig på.
* Hvis der skal holdes oplæg, skal mødeleder nøje overvåge energien i rummet. Afbryd oplægget efter 20 minutter, hvis der er brug for frisk luft i lokalet. Lad folk summe med sidemanden. Eller bed deltagerne rejse sig op og strække benene, hvis de har brug for det. Benævn blot problemet – det er ikke pinligt, alle kender det.
* Få folk ud på gulvet til en kort omgang fælles bøj og stræk, så blodet kommer i gang i kroppen.
|
|
HVAD
En lille pause i plenum, hvor hver deltager reflekterer og skriver pointer ned på et stykke papir.
FORMÅL
Lade folk mærke efter, hvad der er vigtigt netop for dem, i alt det der siges i foredrag, eller midt i kompleks plenumdiskussion
HVORNÅR
Under eller efter foredrag eller midt i kompleks plenumdiskussion, eller når som helst der er brug for en pause at tænke i.
BEGRUNDELSE
Der er sjældent plads og stilhed nok til systematisk refleksion under en konference. Folk er derfor som regel glade for at få en lejlighed til lige at reflektere over, hvad der egentlig er væsentligt for netop dem selv i alt det, der foregår. Man kan have mange tanker, der spærrer for hinanden, men når man får den yderliggjort på et stykke papir, listet op den ene efter den anden, bliver der plads til nye tanker. Det skaber klarhed og overblik i hovedet.
HVORDAN
Oplægsholderen siger: ”Nu tager vi lige 3 minutters stilhed, hvor jeg gerne vil bede Jer om at tænke over det, jeg har sagt i relation til Jeres egen praksis. – Hvad inspirer Jer? Hvad kan I selv bruge? osv. – og skriv evt. et par stikord ned”
|
|
HVAD
Til gruppearbejde udpeges en mødeleder, der får en skriftlig instruks med sig.
FORMÅL
Holde samtalen i gruppen på sporet.
HVORNÅR
Når deltagerne sendes ud i grupperne
BEGRUNDELSE
Sender man folk ud i grupper med en bestemt opgave eller for at diskutere et emne, kører diskussionen nemt af sporet.
HVORDAN
Før folk sendes af sted ud i grupperne, får de at vide fra talerstolen, at de skal udpege en styrmand (ordstyrer, mødeleder, tovholder), der skal holde diskussionen fokuseret. Gruppen får et ark papir med, hvorpå der kan stå 4-5 følgende instrukser (gør det ikke for kompliceret)
1. Gruppen skal vælge en styrmand, der holder tid og emne fokuseret.
2. Emnet, der skal diskuteres, beskrives i én sætning, evt. et spørgsmål.
3. Tag evt. først 5 minutter, hvor folk i tavshed tænker over emnet og noterer pointer ned på et stykke papir.
4. I store grupper kan man som opvarmning summe i fem minutter med sin sidemand.
5. Tag evt. en runde i gruppen, hvor alle får lejlighed til at sige, hvad de tænker, ganske kort.
6. Styrmanden åbner diskussionen ved at spørge, hvilke erfaringer, synspunkter, ideer eller forslag, deltagerne har til emnet. Bed evt. folk om at undlade at vurdere eller kommentere det, som andre i gruppen tidligere har sagt.
7. Udvælg dernæst et par af disse emner og sæt dem til diskussion et ad gangen.
8. Styrmanden sørger diskret for, at ingen taler for meget og at alle får lejlighed til at bidrage, ligesom diskussionen skal holdes på sporet.
9. Styrmanden sørger for opsummering undervejs.
10. Er der til sidst brug for en endelig formulering af det, gruppen er blevet enige om, sørger styrmanden også for at nogen leverer dette, evt. ham/hende selv.
11. Inden folk sendes ud i grupperne, skal der angives et sluttidspunkt
BEMÆRKNINGER
Instruksen til styrmanden skal være kort og fyndig, på højst 4-5 punkter
|
|
HVAD
Efter gruppearbejde samles man i plenum, og mødeleder hører kun fra dem, der brænder for at fortælle noget. Man ”plukker” det bedste ud.
FORMÅL
At undgå de slaviske referater fra gruppearbejdet og i stedet gøre tilbagemedlingen vedkommende og engagerende.
HVORNÅR
Når man har mere end 3-4 grupper og det ikke er meget vigtigt at få dækkende referater fra hver gruppe i plenum bagefter. Uanset emne bliver det møgkedeligt efter 4-5 grupper, fordi referenten enten trofast serverer samtlige gruppens ni pointer eller blot gengiver dens laveste fællesnævner og ikke enkeltpersoners kreative ideer og spændende holdninger. Desværre må mødeleder blive ved til den bitre ende, ellers føler de sidste seks grupper sig snydt.
HVORDAN
* Før deltagerne sendes i grupper, kan mødeleder fortælle, at der ikke skal tage referat af gruppens diskussion.
* Når grupperne er kommet tilbage i plenum, siger mødeleder: ”Hvem har fået noget ud af snakken i gruppen, som vi andre kunne inspireres af at høre”
* Så plukker man dem ud, der melder sig og ser mest interessante ud. Så får man det mest inspirerende og engagerende frem. Man kan holde op når energien daler, typisk efter 5-12 indlæg. Ingen bliver forurettet, fordi vi ikke nåede deres gruppe, idet det hele foregår usystematisk alligevel. Vi får hørt fra et bredt spektrum af mennesker, der oplevede eller tænkte noget spændende, og det er ofte det, man har brug for at høre efter et gruppearbejde – ikke et dækkende referat.
|
|
HVAD
En afsluttende reception, hvor folk ledes til at tale sammen om konferencen
FORMÅL
At gøre receptionen livlig og interaktiv
HVORNÅR
Når konferencen afsluttet med reception, f.eks. kl. 16:00
BEGRUNDELSE
De fleste vælger at gå hjem i stedet for, dels fordi den megen sidden stille har drænet dem for energi, dels fordi det er meget svært at gå til reception, for hvem skal man snakke med? Og falder man først i snak, kan man ikke slippe vedkommende igen, med mindre man da siger ”Nå, jeg må hjem”, hvad de fleste da også gør ret hurtigt.
Receptioner burde være boblende begivenheder, hvor folk cirkulerer og morer sig med dem, de har mødt på konferencen, samt hilser på andre nye ansigter.
HVORDAN
Send folk ud til cafeborde, hvor de skal stå sammen med fire andre personer de ikke kender og besvare et skema, der ligger på bordet. Skemaet beder personerne kort diskutere dagens indlæg, hvad de har fået med hjem, væsentlige tanker de har fået i løbet af dagen osv.
Det væsentlige er ikke, at arrangørerne får denne information, selv om det er påskuddet, men at folk gives en anledning til overhovedet at gå til receptionen og dér komme i snak med andre. Efter et kvarters tid kan mødeleder ringe med en klokke og bekendtgøre at folk nu er fri til at cirkulere.
|
|
|
